小额贷款公司费用开支管理办法（完整版）

目的

为加强公司财务管理，控制费用开支，本着勤俭节约、有利工作的原则，根据公司实际情况，特制定本办法。

第二条 审批原则

各项费用开支实行审批制，由当事人提出申请，按流程及权限审批。

第三条 审批权限

1.金额在1万元（含）以下的，由总经理或分管的副总经理审批；

2.金额超过1万元（含）以上的，经总经理签署意见后，呈董事长审批。

第四条 报销规定

一.通则

1.任何一种类型的请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须取得有权审批人的书面核准。

2.报销人员取得完整真实、合法的原始凭证。

3.每周报销一次，报销日期为每周三下午。当月发生的费用应在当月报销，最迟不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。

4.签名的规定：

①. 所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。

②. 所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利的后果。

5.财务复核结果视情况做下列处置：

①.退回报销单(注明退回原因)。

②.剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。

③.要求报销人员补充说明或补必要单证。

④.交出纳付款。

6.在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。

二.报销流程

报销流程示意图

1.报销时，凭已经审批发生的相关费用单据或发票（需由报销本人在背后签字），填写《支付证明单》并签章经手人，并经证明人签字后，由报销本人送往财务部（会计员）处。

2.财务部（会计员）对有关单据进行复核，确认无误后签章会计栏，交财务部经理

审核签字。

3.有权限审批人在《支付证明单》上签字。

4.财务部（出纳员）根据批准情况进行付款。

5.证明人规定：各部门职员报销由部门经理签章证明人；各部门经理报销由总经理（或副总经理）签章证明人；总经理及董事报销由董事长签章证明人；董事长报销不需要证明人签章。

三.报销单据具体要求

1.费用单据要求：为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字。

2.单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分类不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。

3.其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由总经理和财务主管共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。

第五条 适应范围

一.日常费用开支，主要包括：

1.差旅费：员工出差期间发生的相关费用。员工因公出差（到常驻工作地之外地区工作），应事先填写《出差申请单》，详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额；并依照审批权限核准后，方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后，依核准权限核准后再交财务部；报销费用如超过所申请的出差费用，应详细说明理由并获得总经理批准，否则，超过部分费用将不予报销。

（1）.途中交通费说明：

① .火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。

② .员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”，并报总经理批准，由公司相关人员统一订票、购买、结帐，但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票经办人员，并不得再报销此费用。搭乘任何交通工具，必须尽量利用下班时间。

③ .出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用（如退票费等），一律由该员工本人承担。

④ .已参加公司商业意外保险的员工，不得再另外报销飞机意外保险。

（2）.住宿补贴：出差住宿补贴最高200元/天，限额内据实报销。(公司副总可以按不超过400元/天控制)

（3）.餐费补贴：员工因公到常驻地以外的城市出差，每天有50元的伙食津贴，逢法定假日津贴加倍（不得再另行申请加班工资）；如有申请报销交际餐费(含早茶，夜宵)者，则不再享受该餐费补贴。伙食津贴填写金额应为早餐10元，中餐和晚餐各为20元，限额内据实报销。

2.办公费：各部门办公用品的耗用，以及其它应列入“办公费”科目的费用。实物报销：报销条件为发票、验收（入库）单、采购单原件，三者缺一不可，特别情况为采购单带支票提货，请先填写《借支单》，经核准入帐后再开出支票，三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。

3.交际费：因工作需要，员工聚餐或招待客户发生的费用。为加强公司内部员工之间的沟通，或为某一特别的主题、或作公关和营销活动，公司经理级以上员工（如有必要，业务人员）可以安排公司内部的员工聚（就）餐；为公关或营销的目的，公司经理级及以上员工（如有必要，业务员）可以请客，但必须遵守以下规定：

①.属于事先预知的情况，必须事先取得书面核准；属于临时发生的紧急情况的，必须在事后补得上述书面核准。

②.这类费用产生的原因必须是有必要的、合理的和可解释的。

③.各级经理有责任和义务对此类费用的发生加以控制和管理。

④.报销时应注明所有在场人员姓名。

4.车辆使用费：包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费、驾驶员补贴等。

（1）.油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起始路程，由行政人事部根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核，经行政人事部经理签字验核。

（2）.路桥费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由行政人事部根据派车记录复核，经行政人事部经理签字验核。

（3）.行政车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由行政人事部根据车辆维修情况复核，经行政人事部经理签字验核。

5.市内交通费：员工外出办公发生的交通费用。外出联系工作，应乘坐公交车辆，按实报销，若有特殊情况，经部门经理事先同意方可乘坐出租车辆，报销时须在《支证明单》上写明出发地、目的地。市内交通费用标准和说明：

（1）.标准：

① .凡因工作需要经常公出工作的员工，经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一：

a).据实报销：凭公交车票据实全额报销，凭出租车票按本办法第②③ 点规定限额报销出租车票。

b).定额报销：由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月200元的深圳当地公共交通卡，领卡者在当月内不得再报销任何市内交通费。

② .员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费20元为限（从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费20元，而不是单张票据最高只能报销出租车费20元），深夜（22：00以后，6：00前）允许单次报销50元为限。

③ .员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。

（2）.说明：凡符合上述规定需要首次申请限额200元的深圳公共交通卡的员工，请填写《人员异动审批表》经部门经理审批后在每月25日前交人事部集中报批处理，凡经批准采用公共交通卡的员工以后每月第一周内凭单张公共交通卡冲值发票一次性报销上月交通费。

6.通讯费：因业务需要给予员工的手机话费补贴。最高限额200-800元/月，实行定额限制，定额内据实报销。(年初审批,每年审批一次)

7.快递费：因业务需要，发生的快件邮寄费用。

8.其他费用。

二.日常借款

（一）.公事借款程序

1.借款人填写“借支单”提出借款申请，并交部门经理审核。

2.财务部经理审核。

3．总经理审批。

4.当事人凭审批后的“借支单”到出纳员领取所借款项。

5.所有公事借款或备用金必须每月最后1天结算还清；如超出规定期限，当事人提出申请，部门经理审核，财务部经理审批外，要有总经理批示后才能办理延期手续。

（二）.私人借款程序

1.当事人填写“借支单”提出借款申请。

2.财务部经理审核。

3．总经理审批。

4.当事人凭审批后的“借支单”到出纳员领取所借款项。

5.私人借款的最高上限为该员工上月应发工资的50%。

6.如重新借款时，必须还清上月所借款项才允许重新借款（允许用当月工资冲减）。

7.在预定还款日期到期后不能还款或报销的从有关人员的工资中扣除。

三.员工工资支付

1.财务部（会计员）必须在一个结算月月终后10个工作日将员工的月工资收入核算完毕，并交财务部经理、总经理审核批准。

2.业务部业务员业绩提成部分提交业务部门经理审核。

3.财务部（出纳员）必须将员工按薪金多少，按月份在次月10—15日及时发到个人帐户，并于次日将员工工资条发给每位员工签收。

四.其他支出

除以上所列示之外的公司业务必要开支。

第六条 特殊规定

1.任何付款都必须按规定签章齐全，单据齐全，缺一出纳不得付款。

2.在办理手续过程中，需要签章人员不在，经办人必须会知签章人。由签章人联络财务部经理，指定其代理人签章或过后补签。

3.公事借款或备用借款最高上限规定：外勤人员每人每次借款3000元，每周1次。（还旧借新）

4.对于已经盖章支票一律填写受款单位名称，收款金额（最少要限位）后才能令取；如特殊情况，出纳员必须同往支付。

第七条 附 则

本办法由财务部解释、补充，经总经理签字后，报董事长批准后颁布实施。

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