小额贷款公司文件印章管理制度（完整版）

1 总则

1.1 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定，结合我公司实际，特制定本制度。

1.2 文件管理内容：上级党政部门、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本公司上报下发的各种文件、资料。

1.3 本公司的各类文件（党委和行政）统一由行政人事部归口管理。

2 收文的管理

2.1 公文的签收

2.1.1 签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

2.1.2 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。

2.1.3 签收文件应签写姓名并注明时间。

2.2 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交行政人事部保管，个人不得存放。

2.3 文件的阅批与分转

2.3.1 凡正式文件应附上“文件处理传阅单”，由行政人事部根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.3.2 为加速文件运转，文员就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

2.4 文件的传阅：

2.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

2.4.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，行政人事部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

2.4.3 文件阅完后，应交给文员，切忌横传。

3 发文的管理

3.1 行政人事部负责文件的上报下发，各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3.2 发文的范围：凡是以公司名义上报、下发的各种文件均属发文范围。

3.3 发文的程序：

3.3.1 各职能部门需要发文，应事先向行政人事部提出申请。

3.3.2 行政人事部同意发文后，由职能部门草拟文稿。文搞拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

3.3.3 部门负责人核稿并签字。

3.3.4 行政人事部文书对文稿内容、格式进行把关，确定分发或报送份数，行政人事部进行审核。

3.3.5 文员将文稿送公司领导签发。

3.3.6 经领导批准签发后的文稿交由文员统一编号打印。

3.3.7 文件打印清样，应由核稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。

3.3.8 文件打完后，由文员向领导请示是否需要在公司网站公布，如果需要，则上传文件。

4 文件的借阅和清退

4.1 文件的借阅

4.1.1 需要留用的文件，需要向行政人事部办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间。

4.1.2 借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读。

4.2 文件的清退

4.2.1 文员应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

4.2.2 清退时要加盖清退戳记，保存好《文件清退单》。

5 文件的立卷归档

5.1 文件归档工作依照《档案法》和琼海中金小额贷款股份有限公司档案管理制度及时整理（立卷）、归档。

5.2 联合办理的文件，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件和其他形式的文件副本。

5.3 存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

5.4 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

6 文件的销毁

对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》，经行政人事部审核批准后，可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。下发至各部门的无密级文件由其自行销毁，并向行政人事部上报销毁清单。

对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视情节轻重，给予行政处罚和经济处罚，由行政人事部拿出具体处理意见，经领导批示后进行处罚。

7 解释权归行政人事部。

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