小额贷款公司档案管理制度（完整版）

一、档案保密工作制度

• 严守公司保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。
• 各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专职人员进行集中管理。
• 禁止携带档案材料探亲、访友和外出旅游。
• 经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。
• 档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。
• 档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

二、立卷归档制度

• 凡工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得擅自处理。
• 公司综合档案的归档时间：文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档；业务档案材料每笔业务结束后立卷归档。设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。
• 公司档案分为永久、长期、短期三个保管期限。
• 卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和下理结果。
• 卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔（DA型除外）和复写纸书写，并拆除卷内金属物。
• 案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。
• 文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

三、档案保管制度

• 档案室需保持适宜温湿度，采取手工与机器调节相结合的办法，适时通风降温。
• 档案室须安装双保险锁。
• 严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。
• 实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
• 要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救。
• 档案室要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。
• 非档案管理人员，不得进入档案室。

四、档案查阅制度

• 积极开展档案的利用工作，改善服务态度，提高服务质量，满足各方面的查档需求。
• 档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。
• 公司员工查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。
• 凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。
• 档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。
• 凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。
• 利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。
• 如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，利于采取补救措施。

五、公司档案的鉴定与销毁

• 公司档案室应按上级行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。
• 对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报公司领导审批后方可销毁。
• 销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，防止失密。

六、档案交接工作

• 档案专职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点新的负责档案工作的专职人员。
• 交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备。

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